办理外事手续一般需要3个月的时间（从科研处收到出国人员提交的办理出国任务批件所需资料开始计时）。

办理出国任务批件时就需要提交邀请信原件。

有出国计划的，请提早做准备，为外事手续留足时间。

出国手续三步骤中，要求所有与出访时间、地点和任务有关的地方，必须前后一致。

步骤一：办理出国任务批件

需提交的资料如下：

1、邀请信：中、英文各4份，原件必须提供。

2、日程表：中、英文各4份。

3、请示文：纸质2份，需主管外事所领导签字同意，及电子版，格式可从科研处获得。

4、保密承诺书：4份，本人签字；格式可从科研处获得。

5、因公出国备案表：5份，所领导签字，盖所公章，其中一份给综合处陆处存档。

6、经费承诺函和明细表：4份，单位负责人和财务负责人签字，盖所公章；要求先将电子版发给条财处邓处审核后，再转院计财处张梅审核，张梅审核通过后再打印和签字盖章。

7、项目文本有关页面复印件：4份，首页、人员页、经费预算页，签字盖章页。

8、出访人员身份证复印件4份。

9、需办理护照者的个人简历：4份。

步骤二：办理护照

需提交的资料如下：

1、护照照片3张，要求连在一起，不要裁剪，也不要将每张照片框起，要求先传外交部平台，见后。

2、护照照片上传外交部平台成功后的回执，2份，本人按要求签字(www.mrtdephoto.net，国际旅行证件数字相片检测处理平台)。

3、登录护照系统（到科研处拷贝安装）填写因公团组信息表（2份）、因公护照申请表（本人按要求签字，贴上身份证复印件；2份）；填写要求科研处提供；要求所有护照有关表格一次性打印，不能分开分批次打印。

4、首次办理因公护照者，需本人户口本复印件，2份。

步骤三：办理签证

需提交的资料如下：

1、签证照片，2张，没特别要求的国家，与护照照片一致，可在办理护照时一并提交；有特别要求的，需单独提交签证照片。

2、系统中填写和打印的因公团组签证信息表（2份）、因公签证国家信息表（2份）、因公签证成员信息表（2份）；要求所有签证有关表格一次性打印，不能分开分批次打印。

3、填写完整的签证申请表，原件2份；有的国家可能需要网上填写。

4、机票订单。

5、住宿订单。

6、派遣函。

7、请自己上网查看，出访国家签证是否还有其他特别要求的事项和资料。